FORMATION / dirigeants & salariés

SECRETAIRE ASSISTANT(E)

Code stage : SDE/09

objectif de la formation

Exercer des activités d'assistanat administratif.

objectifs pédagogiques

Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités.
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

pré requis

- Avoir un bon niveau en expression écrite.
- Etre dynamique et avoir le sens de l'organisation
- Connaissance de l’outil informatique et des logiciels bureautiques

programme de la formation


CR Europe


BLOC A : COMPÉTENCES TRANSVERSES


Utiliser le logiciel de traitement de texte Word
• Utiliser les modèles, styles et tableaux dans Word pour enrichir le contenu et la présentation
• Réaliser des documents longs, Créer des formulaires pour simplifier la saisie
• Utiliser le publipostage pour créer une lettre type ou des étiquettes

Maîtriser les fonctionnalités du tableur Excel
• Développer des tableaux en utilisant des fonctions avancées d’excel
• Gérer et exploiter des listes de données
• Réaliser des synthèses entre différents tableaux

Présenter des données avec Powerpoint
• Créer des diapositives et choisir sa présentation grâce aux thèmes et aux masques, appliquer des styles
• Créer des diagrammes et processus dans les diapositives
• Illustrer grâce à des tableaux dans la présentation
• Animer les objets de la présentation et ajouter des animations et transitions pour la dynamiser

Se réconcilier avec l’orthographe
• Identifier les règles fondamentales de la grammaire et de l’orthographe
• Mémoriser des astuces et des techniques pour corriger les fautes récurrentes

Gérer les situations d’agressivité
• Connaître son mode de fonctionnement face à l'agressivité
• Se préserver en situation d'agressivité, savoir développer ses propres outils pour faire face

Gérer son stress
• Définir son niveau de stress dans le contexte de son activité et de son environnement
• Comprendre les répercussions du stress sur soi, connaître sa fragilité principale
• Apprendre les techniques reproductibles de prévention/détente

Sensibilisation à la citoyenneté
• Comprendre les éléments essentiels de la citoyenneté et de ses enjeux
• S'approprier les notions clefs de citoyenneté, de droits, de devoirs, de coopération et dialogue et lier à ces notions celle de l'égalité hommes / femmes
• Esprit d'équipe, de collaboration

Sensibilisation au développement durable
• Définir la notion de développement durable
• Connaître les enjeux environnementaux, économiques, sociaux et sociétaux
• La responsabilité sociétale de l'entreprise : enjeux et conséquences
• Intérêts d'une démarche RSE : enjeux et bénéfices pour l'entreprise

Initiation au RGPD
• Savoir quelles sont les données personnelles concernées par la RGPD
• Comprendre les impacts sur l’entreprise



BLOC B : ASSISTER UNE EQUIPE DANS LA COMMUNICATION DES INFORMATIONS ET L'ORGANISATION DES ACTIVITES

CP1 - Produire des documents professionnels courant
Concevoir et optimiser la mise en forme et la communication de ses écrits professionnels : prendre en compte l’environnement professionnel immédiat, respecter les règles de présentation, organiser ses données, cibler le message et soigner la mise en forme.

CP2 - Communiquer des informations par écrit
?Rédiger et présenter des écrits professionnels à usage interne et externe pour communiquer des informations de façon efficace et en assurer le suivi ainsi que les éventuelles relances.

CP3 - Assurer la traçabilité et la conservation des informations, utiliser la messagerie et le système d’information
?Concevoir et mettre en œuvre un plan de classement accessible, sécure et ergonome des documents numériques et papier en se servant des outils à disposition et dans le respect du RGPD
Utiliser la messagerie professionnelle : logiciels de messagerie, gestion des messages internes et externes, gestion des calendriers et du Cloud, publipostage et gestion des retours de messages
Assurer la transmission des messages sur les outils de communication synchrones ou asynchrones

CP4 – Assurer l’accueil physique et téléphonique
Prendre conscience de la prestation nécessaire pour une bonne qualité d’accueil, en mettant le client au centre de ses actions : les enjeux de l’accueil, l’importance de la communication, la mise en place d’une attitude efficace

CP5 - Planifier et organiser les activités de l'équipe
Collecter, distribuer et archiver des informations
Assister les personnes e charge de la gestion des plannings
Vérifier la bonne transmission des informations


BLOC C : TRAITER LES OPERATIONS ADMINSTRATIVESLIEES A LA GESTION COMMERCIALE ET AUX RESSOURCES HUMAINES

CP6 - Assurer l'administration des achats et des ventes et gérer son application informatique
Rechercher et choisir un fournisseur passer et suivre les commandes, contrôler les achats et les règlements, préparer les propositions commerciales et les contrats commerciaux, suivre les ventes, les livraisons, la facturation et les règlements
Sur les outils informatiques, assurer la gestion commerciale, les achats et les ventes, mettre à jour des tarifs, gérer les commandes fournisseurs et leur réception, gérer les commandes clients et leur suivi jusqu’à la facturation

CP7 - Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
Informer et conseiller les clients à distance (téléphone, réseaux sociaux)
Analyser et traiter les réclamations clients, en face à face et à distance
Savoir gérer le conflit client
Ecouter et analyser les demandes ou réclamations
Calculer le coût de la réclamation et son importance sur la relation

CP8 - Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale et GRC
Effectuer des calculs commerciaux dans le logiciel de gestion
Elaborer différents tableaux de suivi de l’activité commerciale et graphiques sur Excel pour assurer le suivi de l’activité en temps réel

CP9 - Assurer le suivi administratif du personnel
Garantir le respect et l’application de la législation et la règlementation en matière de droit du travail
Rechercher des informations en matière de droit du travail sur des sites institutionnels et connaître les sources telles que le Code du travail, les conventions collectives, les accords d’entreprise
Appliquer les procédures internes en matière d’administration du personnel
Connaître les partenaires externes tels que les organismes sociaux, la médecine et l’inspection du travail
Effectuer les formalités administratives liées à l’embauche, aux absences et au départ des salariés
Concevoir et utiliser des outils de suivi : plannings, fiches, tableaux

BLOC D : RECHERCHER UN EMPLOI ET CERTIFIER LES COMPÉTENCES

Identifier son projet professionnel
Identifier son talent, définir son potentiel, visualiser sa réalisation personnelle professionnelle, clarifier une cible, construire en conscience la correspondance, mobiliser ses ressources.

Techniques de recherche d’emploi
Introduction aux TRE : marché caché, économie du territoire, où chercher des informations, le trio gagnant …
Outil de la recherche d'emploi : CV et lettre de motivation
S'entraîner à l'entretien de recrutement
Pourquoi et comment utiliser les réseaux sociaux pour sa recherche d’emploi

Examens
Préparation à la présentation à l’examen du titre Professionnel : Examen blanc, explication et temps consacré au dossier professionnel à présenter, révisions avant examen.
Présentation au PCIE (certification bureautique)
Présentation à la certification Voltaire
Préparation à la présentation à l’examen du titre Professionnel « Secrétaire Assistant » niveau 4



durée :

427 heures à temps complet (+ stage en entreprise 140 heures)

dates :
horaires : 9h00-12h30 / 13h30-17h00
lieu : Centre de formation de Auch
public :
  • Tout public désirant se former (ou consolider ses connaissances) sur l’ensemble des compétences du métier de l'assistanat administratif et renforcer son efficacité auprès d’un responsable hiérarchique et/ou de son équipe

2 façons de m'inscrire
- 1 -
Je m'inscris en toute autonomie en ligne
sur l'appli "Mon compte personnel de formation"
- 2 -
Je m'inscris dans le cadre d'un financement
nature de la formation :
Certifiante
méthodes pédagogiques :
  • Animation directe en face à face
  • Pédagogie interactive avec alternance d’apports théoriques et pratique (supports de cours)
  • Nombreux échanges favorisant la mise en commun d’expériences professionnelles
  • Mise en application pratique dans l’entreprise

 Notre équipe de formateurs est exclusivement composée de Professionnels.

Dès 6 mois après la sortie de formation, le taux d'insertion des stagiaires de la formation Secrétaire Assistant(e) atteint 75%.

modalités de formation : Mix présentiel et visio
SANCTION DE LA FORMATION :
Attestation professionnelle et titre professionnel
CERTIFICATION : Les acquis sont validés par le passage du Titre Professionnel niveau 4 : "Secrétaire Assistante"
éligible Compte Personnel de Formation
CPF code RNCP 36804 en date du 01/09/2023 - Certificateur Ministère du Plein Emploi et de l'Insertion
VOS CONTACTS CCI GERS FORMATION
Adeline MAUREL : a.maurel@cci-formation-gers.fr
Mylène BERNISSANT : m.bernissant@cci-formation-gers.fr
ACTUALITES

QUOI DE NEUF ?

Nouveau horaires à la rentrée :
Ouverture en continu du centre de formation de 8h30 à 17h15



Retrouvez notre catalogue Formations 2023 : téléchargez

ACTUALITES
JURIDIQUES ET SOCIALES EN VISIO

 

Vous êtes chef d’entreprise ou responsable des ressources humaines ?
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Les Matinées d’actualités juridiques et sociales balaient l’actualité juridique et sociale 1 fois par trimestre et traitent de manière concrète des nouvelles pratiques RH, des sujets d’actualités législatives et jurisprudentielles.

Vous pouvez d'ors et déjà retenir les dates de 2023 :
  • 14 décembre 2023
Et de 2024 :
  • 21 Mars
  • 20 Juin
  • 19 Septembre
  • 12 décembre

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